Faire avancer les choses (“Get Things Done” en anglais), ce n’est pas seulement lancer un nouveau produit, cocher une liste de tâches, ni même marquer un projet comme “Finalisé”. Faire avancer les choses, c’est tout un processus: c’est une manière de penser qui implique la planification, l’exécution, l’itération et la réflexion.

Il peut y avoir des échecs. Il y a de nombreuses pièces à agencer. Parfois, les processus les plus efficaces impliquent d’étroites collaborations pour obtenir le meilleur résultat. En bref, faire avancer les choses n’est pas tâche facile, du moins presque jamais.

Le workflow agile a longtemps été méthode de développement efficace pour que les développeurs codent plus rapidement. L’utilisation de ce type d’outil s’est par la suite diffusée à des équipes non techniques.

Lyndi Thompson est responsable Marketing chez Tableau, un outil de Business Intelligence dédié à la visualisation des données. Elle travaille avec des équipes inter-disciplinaires pour les introduire à l’univers de l’exploration visuelle des données. Elle est aussi passée maître en gestion Agile de Trello.

Le tableau Trello de Lyndi abrite des centaines de cartes, plus de 40 collaborateurs, et des listes parfaitement classées qui indiquent très clairement ce qui doit être priorisé, ajourné et ce qui n’est encore qu’une idée en l’air. Cette approche lui permet de mieux gérer son équipe, de contrôler une quantité peu ordinaire d’activités et d’initiatives, de prioriser ce qui est important avec une précision d’horloger, bref, de travailler plus efficacement..

On a tous à apprendre lorsqu’il s’agit de gérer un workflow agile, quel que soit l’équipe ou le type d’activité de l’entreprise. Voyons ces quelques conseils de Lyndi afin de booster votre productivité et d’améliorer votre workflow agile.

Les tâches complétées en premier pour de meilleures rétrospectives

Chez Lyndi, la colonne la plus à gauche, c’est “Tâches complétées”. Cela peut vous surprendre, mais elle fait preuve d’une bonne intuition. En effet, une liste de tâches accomplies la motive pour se mettre à la tâche suivante.

Parcourir votre liste de tâches accomplies donne un sentiment de bien-être, mais ce n’est pas tout. C’est aussi un excellent référentiel lorsque vous devez présenter votre rapport trimestriel ou annuel. C’est pour cette raison que Lindy n’archive presque jamais ses cartes, à moins que ces dernières ne présentent strictement aucun intérêt. Lorsqu’elle en vient à produire les rapports trimestriels, aucune initiative importante n’est oubliée. En parcourant la liste des tâches complétées, elle sait facilement quels projets ont été finalisés, et à quel moment.

Avancer sans se retourner

La deuxième liste de Lyndi dans son workflow agile, c’est la colonne des “Sprints en cours”, où se trouvent environ 5 activités. “Sprint” est un terme agile, qui indique quelles tâches du projet sont en cours de réalisation. Les listes de sprint peuvent être individuelles, ou par équipe. Elles sont menées à bien avec toute l’énergie disponible jusqu’à leur finalisation, à moins qu’elles ne dépendent d’une autre tâche (goulot d’étranglement).

Cette liste de “Sprint” doit garder une taille raisonnable, afin de garder un workflow agile et de s’assurer que les tâches seront bien réalisées en temps et en heure. Regrouper ces tâches dans une seule et même liste permet à tout le monde de visualiser à tout moment lesquelles sont prioritaires. En plus du sprint en cours, Lyndi utilise une liste “Suivant” et “En cours”, afin que le pipeline de tâches soit toujours en activité. En hiérarchisant les tâches grâce aux listes sur Trello, les projets sont bien priorisés et les échéances respectées dans ce workflow agile.

Allégez votre cerveau grâce aux listes à idées

À la suite des listes du type “Sprint en cours”, “Prochain sprint”, “À venir”, se trouvent des listes moins sollicitées pour la stratégie à long terme, les comptes-rendu de réunion, ou simplement les idées nées sous la douche.

Par exemple, la liste “Boite à idées Marketing” regroupe toutes les idées qui n’ont pas encore une carte attitrée.

Lyndi explique que ce type d’organisation est intéressante pour les réunions de brainstorming, lorsqu’on vous demande de ressortir des idées qui ont été jugées bonnes par le passé, sans jamais avoir été implémentées.

Au lieu de rajouter de nouvelles tâches pour ces résurgences de vieilles idées, Lyndi se contente de rechercher cette tâche dans la liste pour en retrouver les informations pertinentes.

Enfin, ces listes vous permettent d’alléger votre cerveau en confiant vos idées à votre workflow agile Trello, comme le fait remarquer Lyndi.

Identifier les éléments bloquants

Ne craignez pas la liste “Tâches en attente”. Il peut y avoir tout un tas de raisons qui explique pourquoi un projet peut être suspendu, comme une dépendance à la finalisation d’autres tâches par exemple. Au lieu de laisser ces cartes prendre la poussière dans leurs listes respectives, mieux vaut les déplacer dans la zone des “Tâches en attente”.

La manière la plus efficace de faire avancer ces tâches dans l’organisation agile du workflow, c’est en les attribuant lors de réunion 1-1. Au lieu d’interrompre le flux de travail d’un collaborateur au bureau ou sur le canal Trello de Slack, gardez ces sujets pour la prochaine réunion. La liste des “Tâches en attente” est l’endroit parfait pour être stocké en attendant de résoudre les problèmes.

Lyndi utilise également une liste simplement appelée “Questions”. N’importe quelle réflexion sur l’univers peut revêtir une carte. Lorsqu’elle trouve la réponse, elle la poste dans la carte et la laisse là. En cas de besoin, elle recherche ultérieurement la question et retrouve la réponse. C’est une grande bibliothèque de connaissances, et une autre manière intelligente de libérer un peu d’espace mémoire cérébral.

Restez Zen et Boostez votre équipe

Le tableau Trello de Lyndi est collaboratif. Elle maintient une politique de fonctionnement participative avec ses collègues, et a déjà ajouté 40 collaborateurs à son tableau.

“Tous les compte-rendus de réunion sont enregistrés sur Trello”, explique-t-elle. “Je peux associer n’importe qui, y compris les personnes concernées qui ne sont pas présentes lors des réunions afin qu’íls aient accès au compte-rendu de réunion.” Sur Trello, on peut facilement mentionner les membres-clefs de l’équipe pour les associer à une discussion qu’ils pourront quitter à tout moment lorsque leur présence ne sera plus nécessaire dans le projet.

En dépit de la croissance de son département, Lyndi ajoute que ce tableau partagé avec son équipe continue d’être une source importante d’information, de liens, de registre d’échéances et de contacts.

On peut résumer la méthodologie agile de workflow ainsi: “travailler moins pour produire plus”. Adapter les concepts de Agile dans un tableau Trello est un moyen rapide et visuel de gagner en efficacité au travail. Lyndi l’utilise au quotidien dans ses équipes marketing, mais ce sont des idées applicables à n’importe quel secteur d’activité.

Vous vous sentez prêt pour appliquer ces concepts et créer votre propre workflow agile? Nous avons justement créé un tableau basé sur le workflow de Lyndi pour que vous puissiez le copier et profiter vous aussi de toutes ces bonnes idées: